Lecciones de la temporada post-declaraciones

Consejos de expertos para la mejora de procesos.

La temporada de impuestos ya es cosa del pasado. Ahora es tentador tan solo relajarse y disfrutar el haber salido de la intensidad. Pero con todo fresco en tu memoria, ahora es el momento perfecto para repasar cómo se desempeñó tu firma e identificar qué es lo que puedes mejorar antes del siguiente periodo de declaraciones.

Tu principal enfoque debe ser la eficiencia, encontrar maneras que ayuden a tu equipo a alcanzar más en menos tiempo. La clave para administrar una firma contable más eficiente es mejorar sus procesos. Necesitas explorar opciones para acelerar la manera en que se ejecuta cada tarea realizada durante la temporada de impuestos.

Estandarizar y mejorar cada proceso
Busca mejorar cada paso, no importa qué tan pequeña esa ganancia pueda parecer. Con frecuencia las tareas con mejoras pequeñas tendrán alzas sorprendentes. Piensa el número de veces que cada paso fue repetido a través de los últimos meses y cada vez que dicho proceso fue implementado en todos tus clientes. Cambios como el tiempo reducido al enviar cada correo electrónico, pueden generar grandes ventajas sobre la eficiencia en general.

“Nosotros nunca estamos satisfechos manteniendo el mismo proceso si es que hay una mejor manera de hacer algo. Rutinariamente solicitamos a los miembros de nuestro equipo que nos digan tres cosas que ellos ven que puedan hacerse de mejor manera”, dijo Donna Bordeaux, de Bordeaux & Bordeaux CPAs.

No puede mejorar un proceso si el trabajo se desarrolla de forma inconsistente a través del equipo. Para descubrir dónde tus procesos se rompen y qué pasos son necesarios para que sean optimizados, la estandarización es un primer paso esencial. Por lo tanto, necesitas tomar un tiempo para documentar y estandarizar tus procesos de impuestos.

Cuando hayas identificado la secuencia de tareas para cada proceso, puedes comparar y revelar dónde el equipo ha innovado en la manera de hacer un trabajo de forma particular, haciéndolo más fluido.

“Asegúrese que la discusión sea alrededor de los procesos del día de hoy, y no de lo que se escribió hace tres años o lo que el administrador piensa que el proceso es. Discuta lo que realmente se hace. La discusión tiene que se real si quiere mejorar”, dijo Jody Padar, de New Vision CPA Group.

Cuando hayas documentado el proceso ideal, observa las opciones tecnológicas que le pueden proveer mejoras adicionales. Aprovecha este periodo más tranquilo en que estás ahora y explora tus opciones. Incluso si toma dos a tres meses para el equipo para acostumbrarse al nuevo sistema o aplicación, tu enfoque deberá estar en lo que puedes hacer hoy para hacer la siguiente temporada mucho mejor para todos. ¿La inversión inicial será pagada rápidamente gracias a ganancias significativas en la eficiencia?

“La tecnología está cambiando nuestra práctica más rápido de lo que hubiésemos imaginado. La mejor herramienta hace tres años, o incluso hace seis meses, puede que no sea ahora la mejor. Nosotros estamos constantemente en la búsqueda de mejores formas de resolver problemas y alivianar los puntos de cuello de botella”, dijo Megan Genest Tarnow, The Mobius Group.

La automatización desbloqueará mayores oportunidades
La captura de datos y otros aspectos relativos a tareas de cumplimiento ahora se pueden automatizar casi por completo. Comenzarás a ver las ganancias realmente emocionantes en eficiencia cuando encuentres formas de automatizar procesos o tareas que anteriormente eran manuales.

Estas mejoras le darán tiempo al equipo para servir a más clientes y les permitirá producir trabajo de mayor calidad con menos desveladas y fines de semana trabajados.

Explora soluciones específicas de la industria que:

  • Automaticen procesos sin valor agregado tales como captura de datos de las facturas de proveedores, pagos de deudores y realizar la nómina.
  • Automáticamente asignen tareas a los clientes y que les envíen amables recordatorios en caso de que lo olviden.
  • Automatice aspectos del proceso de incorporación, como la preparación de propuestas, la generación de cartas de compromiso y la creación de trabajo.
  • Automáticamente capturen datos de los recibos bancarios de sus clientes.
  • Provean visibilidad a su equipo de manera que se eviten tareas duplicadas y que se sepa que todo mundo sabe quién trabaja en qué.
  • Asistan en estandarizar los procesos de su firma.

Antes que la siguiente temporada de impuestos llegue, establece metas de tiempo para cada proceso estandarizado. Haz saber a tu equipo cuánto tiempo esperas que ellos usarán en cada proceso y empodérales a encontrar maneras de realizar las tareas más rápido. Esto además te ayudará a entender el volumen que puedes absorber basado en el staff y los recursos que tiene.

Cada temporada de impuestos produce sorpresas que no pueden planearse con anticipación. Pero tomarse ahora el tiempo para identificar e implementar maneras de hacer sus procesos más eficientes, te ayudará a que la siguiente vez sea menos tortuosa que la primera. Una determinación a la mejora continua es algo que las más exitosas firmas contables tienen en común.

Autor: Ian Vasin. Traducido al español por Fiscalia.com

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