18/Jul/06 17:46
PARA ANALISIS
SALUDOS
FRAUDES E IRREGULARIDADES EN EL OUTSOURCING.
Dr. Adolfo Solís - Lic. Silvia Arellano
Grupo Farías. Abogados Tributarios
A lo largo de los últimos 15 años se ha desarrollado una tendencia por fortalecer a las empresas ante sus competidores para generar mayores utilidades y crecimiento mediante la implementación y uso de herramientas de gestión que permiten que las empresas no desvíen su atención y recursos en la administración de tareas que bien pueden encomendar a terceras personas especializadas en el servicio.
El “outsourcing” o servicios de tercerización, se ha convertido en el principal servicio de soporte al que las grandes empresas recurren, tanto de prestadores particulares independientes, como en la propia generación de empresas filiales especializadas.
Por esta razón, es que no debemos pasar por alto que los servicios ofrecidos a las empresas por estos terceros especializados, deben estar respaldados únicamente por los mas altos estándares internacionales, ya que sólo así permitirían garantizar que el servicio ofrecido y las gestiones realizadas en su nombre están cumpliendo cabalmente con dos constantes: las necesidades de la empresa y el ajuste al marco legal.
Siendo entonces, que una empresa al encomendar estas actividades de pago de contribuciones, control administrativo, recursos humanos e innovación tecnológica, requiere estar respaldada por una garantía que soporte la efectividad del servicio ofrecido, ya que de lo contrario se está adquiriendo una bomba de tiempo.
Y es en este punto donde viene a colación la interrogante planteada, ¿es el servicio de “outsourcing” de su empresa seguro y confiable? Es definitivamente indispensable, conocer las variantes de servicios adquiridos, ya que entre más sean mayores serán los riesgos de contingencia para su empresa.
Recientemente se han detectado actividades y conductas de algunos proveedores que no deben ser pasados por alto, ya que una pequeña falla en el mecanismo de prestación del servicio puede repercutir en algunos casos hasta en el hundimiento financiero de una empresa.
Es decir, ha empezado a brotar la incertidumbre entre las empresas competitivas que hasta el momento se han beneficiado de confiar en un tercero para la gestión administrativa y de recursos, ya que han sido detectados de manera alarmante fraudes internos, divulgación de información confidencial, responsabilidades patronales e inclusive contingencias fiscales y administrativas, generando una desestabilidad en los negocios.
Así, observamos que resulta indispensable tomar las previsiones pertinentes y que los empresarios, en calidad de usuarios de los servicios de outsorcing, deben plantearse internamente algunas interrogantes que sirvan como detonador para conocer si el servicio adquirido realmente es un beneficio administrativo o sólo representa una posible contingencia.
Entre las reflexiones principales que se hacen en este sentido están: ¿Qué alcance tienen los servicios de oustorcing contratados? ¿Qué factores de riesgo existen para su empresa? ¿Cuáles son los limitantes de responsabilidad fijados por la ley? ¿En qué fecha realizó la última revisión del servicio?
Las anteriores respuestas sólo pueden ser obtenidas mediante una revisión interna a su negocio, que permita conocer los datos reales de los servicios de outsorcing contratados, ya que un dictamen preventivo arrojará las cifras reales de conveniencia en el uso de estos servicios; asimismo, permitirá reafirmar la confianza en su proveedor, o pensar en definitiva concluir con el uso de estos servicios.
La importancia de lo anterior radica en que esta actividad se ha convertido en fundamental para que las compañías concentren sus esfuerzos en las actividades principales para ganar competitividad, sin desvelarse por tiempo, pago de contribuciones, control administrativo, recursos humanos e innovación tecnológica.
Finalmente, vale mencionar que no debe ignorarse la atención que dichos servicios requieren porque el objetivo de los negocios es lograr un crecimiento continuo y la mejor forma de estructurarlo es revisando periódicamente las herramientas que le están ayudando a construir y desarrollar su empresa.
Por lo anterior, resulta indispensable que aquellas empresas que tengan contratados servicios de outsourcing, tomen en cuenta diversas recomendaciones que le evitarán problemas futuros.
En primer término tenemos que considerar que hay dos tipos de sistema en el outsourcing:
1.- Outsourcing externo: El cual es prestado por personas ajenas a la organización y es aquél en donde el contratante es completamente independiente financiera, económica y organizacional de la empresa de tercerización.
2.- Outsourcing interno. El cual es diseñado por la misma organización y depende financiera y estructuralmente de la propia empresa. Su existencia está supeditada a la decisión interna del corporativo que le da vida.
Ahora bien, definido el outsourcing de cada empresa, es necesario considerar que existen diversas contingencias que no se han tomado en cuenta ni por la empresa ni por los asesores. Esas contingencias se traducen en el ámbito laboral y fiscal.
Efectivamente, un trabajador que es contratado bajo el esquema “outsourcing” puede demandar a la empresa que le contrató y también a aquella en la que presta los servicios. Así es, no por el hecho de que los empleados estén contratados por un tercero, están imposibilitados para demandar a la empresa en la que físicamente prestan sus servicios, porque eso es un derecho laboral inalienable.
Además, mientras los jefes o supervisores giren órdenes al trabajador dentro de la empresa, es irrelevante que estén contratados con un tercero, porque el trabajador sigue con el derecho para demandar, tanto a la empresa tercerista como a la empresa que diseño la estrategia, por ende debe tenerse mucho cuidado.
Ahora bien, no por el hecho de que un tercero se encargue de la administración, significa que la empresa principal está exenta de riesgos o responsabilidades de carácter fiscal.
Así tenemos que si el tercerista no paga sus aportaciones de seguridad social en materia de IMSS o INFONAVIT, estas dependencias pueden realizar la sustitución patronal, exigiéndole a la empresa que le pague lo que el tercerista no hizo. En consecuencia, resulta de mucho cuidado que no se deje a la ligera la administración en manos de terceros, porque a la larga pueden derivar problemas fiscales muy importantes.
Ante las contingencias anteriores, los empresarios que se vean en la necesidad de contratar los servicios de outsourcing, deberán seguir ciertas recomendaciones que le permitirán prever contingencias, por ello es necesario que se atienda a lo siguiente:
1.- Que exista siempre un contrato entre el outsourcing y la empresa contratante en donde se definan los alcances, responsabilidades y compromisos asumidos por cada parte.
2.- Que en el contrato antes mencionado, se precise que la responsabilidad del outsourcing se extiende durante el lapso de la vigencia del contrato y los siguientes cinco años. No debemos olvidar que los problemas fiscales siempre llegan dos o tres años después de que fue contratado el servicio y eso se trata de proteger.
3.- Se debe estipular que el outsourcing ofrece una fianza, en donde responderá por un uso indebido de las contribuciones que no haya enterado al IMSS, SAT o INFONAVIT, o bien, o por no responder a las obligaciones laborales de los empleados.
4.- Se debe de solicitar que el outsourcing informe sobre los movimientos al RFC que sufra, es decir, si se cambian de domicilio se debe informar a la empresa. Esto evitará que no evadan el cumplimiento de sus obligaciones cambiándose de domicilio de Ciudad en Ciudad.
5.- El comprobante fiscal que entregue la empresa de outsourcing a la empresa contratante, deberá estipular expresamente que el servicio prestado es de administración y debe evitarse poner cualquier otra descripción que no se relacione con el servicio.
6.- Se debe verificar que el outsourcing debe entregar un contrato por cada empleado, tratando de evitar contratar con personas físicas o cooperativas irregulares.
7.- Se deberá exigir a la empresa de outsourcing que mes a mes le presente los pagos de los empleados al IMSS, INFONAVIT o SAT a la empresa contratante y que sus altas y bajas están debidamente requisitadas.
Las consideraciones anteriores, constituyen algunas recomendaciones que deben tomarse en cuenta para tener un eficiente servicio de outsourcing; de lo contrario, de nada servirá tener una empresa de administración externa, si las contingencias fiscales y laborales no disminuyen. De aquí la necesidad de evaluar como empresario a nuestros asesores y realizar una serie de preguntas en las que se compruebe que no se está en una de las hipótesis anteriores, porque de lo contrario, puede sobrevenir una contingencia para la empresa, cuando la misma puede evitarse.
Dr. Adolfo Solís.
Lic. Silvia Arellano.
Grupo Farías. Abogados Tributarios.
'NUNCA ALGUIEN SABRÁ TODO'
'NADIE TIENE LA VERDAD ABSOLUTA'
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