Los preparativos que necesitas para reabrir tu despacho después del Covid-19

Basados en los lineamientos técnicos de la autoridad.

El 29 de mayo de 2020 se publicó en la edición verpertina del Diario Oficial de la Federación (DOF) el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Técnicos Específicos para la Reapertura de las Actividades Económicas.

Si bien en Fiscalia se publicó la nota “Cómo aplicar la regulación para la reanudación de actividades” la siguiente guía permite tener un panorama específico de las medidas a implementar en los despachos contables y legales de poco tamaño de personal, como lo son la mayoría.

Es preciso recordar que, para una correcta implementación de los lineamientos, se deben considerar las cuatro dimensiones de categorización:

  • Tipo de actividad
    • Esencial
    • No esencial
  • Nivel de Riesgo Epidemiológico
  • Tamaño del Centro de trabajo
    • Micro
    • Pequeño
    • Mediano
    • Grande
  • Características internas.

Para esta guía se aborda el caso de los despachos como un centro de trabajo de actividades no esenciales de tamaño micro y pequeño (es decir, no mayor a 50 empleados).

¿Cuándo iniciar labores presencialmente?
Los despachos, según el Acuerdo por el que se establecen acciones extraordinarias para atender la emergencia sanitaria generada por el virus SARS-CoV2 (31 de marzo de 2020), no son considerados actividad esencial.

Hay que considerar que el inicio de labores está determinado por el Sistema de Alerta Sanitaria que consiste en un semáforo de aplicación regional, establecido en el Acuerdo emitido por la Secretaría de Salud y publicado el día 14 de mayo de 2020 en el DOF.

En base al tratamiento como actividad no esencial, las actividades presenciales de los despachos iniciarán de forma limitada (30% del personal) a partir de un nivel de alerta alto (semáforo naranja) y operarán de forma plena desde un nivel de alerta media (semáforo amarillo).

No obstante, si bien es posible que las personas trabajen de forma limitada a partir del nivel de alerta alto, el Acuerdo insiste en que se favorezca el trabajo en casa hasta que el nivel de alerta sea bajo (semáforo verde).

Entre los ejemplos de medidas que han de implementarse durante un nivel de alerta alta son las siguientes:

  • Se activan los protocolos para favorecer el trabajo en casa.
  • Presencia de personal al 30% de las actividades no esenciales.
  • Asegurarse de que existe distancia de 1.5 metros entre personas; cuando esto no se pueda cumplir, se dotará de Equipo de Protección Personal (EPP) a las personas trabajadoras.
  • Colocar barreras físicas en las estaciones de trabajo, comedores, etc.
  • Incrementar la frecuencia en el transporte y alternar asientos.
  • Establecer escalonamientos y flexibilización de horarios y turnos.
  • Prestar atención permanente en la población vulnerable.
  • Reforzar de ingreso y egreso de trabajadores.

Entre los ejemplos de medidas que han de implementarse durante un nivel de alerta medio son las siguientes:

  • Favorecer el trabajo desde casa.
  • Asegurarse de que existe distancia de 1.5 metros entre personas.
  • Colocar barreras físicas en las estaciones de trabajo, comedores, etc.
  • Incrementar la frecuencia en el transporte y alternar asientos.
  • Prestar atención permanente a la población vulnerable.
  • Mantener activo el filtro de ingreso y egreso de trabajadores.

A partir del nivel de alerta bajo (semáforo verde), es permisible la presencia de todo el personal en el centro de trabajo, sin escatimar en las medidas de protección de la salud y sin dejar de prestar atención permanente a la población vulnerable.

Medidas esenciales
Las siguientes medidas son indispensables para todos los centros de trabajo y forman la base del resto de las acciones incluidas en el Acuerdo. Si bien el Acuerdo invita a que todas las medidas, no solo las esenciales, sean aplicadas en los centros de trabajo, cumplir las siguientes medidas garantiza un avance significativo en el cumplimiento de las medidas de seguridad:

  • Designar un comité o persona responsable de la implementación, seguimiento y supervisión de las medidas para la Nueva Normalidad en el marco del COVID-19. Dicho comité o persona responsable deberá realizar las siguientes actividades:
    • Lleva a cabo la categorización del centro de trabajo, con el fin de identificar las medidas que deberán ser implementadas.
    • Se cerciora que las estrategias generales de control son correctamente implementadas.
    • Se mantiene informado de las indicaciones de la autoridad federal para, en su caso, comunicar a la población trabajadora sobre nuevas medidas que deban implementarse.
    • Se identifica a la población en situación de vulnerabilidad para la implementación de las medidas de protección necesarias.
    • Se constata la correcta implementación de todas las medidas en la empresa o el centro de trabajo.
  • En caso de que el servicio lo permita, delimitar las estaciones y áreas de trabajo con barreras físicas, en caso contrario, delimitar las estaciones de trabajo y áreas comunes con señalizaciones o marcas en el piso asegurando la distancia mínima de 1.5 metros entre personas trabajadoras.
  • Tomar la temperatura corporal al ingreso y egreso de la empresa.
  • Contar con lineamientos para el control de visitas, proveedores y contratistas en materia de higiene, sana distancia y uso obligado de cubrebocas, que debe seguirse al ingreso, permanencia y salida del lugar.
  • Contar con protocolos de limpieza y desinfección diaria de áreas, superficies, objetos de contacto y de uso común, que incluyen lavar con agua, jabón, desinfectar con una solución de hipoclorito de sodio al 0.5%.
  • Proporcionar a todos las personas trabajadoras cubrebocas (preferentemente reusables) y protección ocular o facial, según lo permita el puesto de trabajo, en aquellas áreas que por su tamaño y distribución de equipos sea complejo, se mantienen distancias mínimas de al menos 1.5 metros entre las personas trabajadoras.
  • Garantizar el acceso a todas las personas trabajadoras a agua, jabón, toallas desechables de papel, así como a alcohol al 60% o gel desinfectante para la manipulación del equipo de protección personal.
  • Tener un programa de capacitación para el personal directivo o patrones de las acciones a realizar en la empresa para prevenir y evitar cadenas de contagio por COVID-19; puede hacerse uso del material de CLIMSS que se ubica en la liga siguiente: https://climss.imss.gob.mx/.
  • Contar con un instrumento para identificar síntomas, contactos en el trabajo y comunitarios.
  • Contar con una guía de actuación para los casos en que una persona trabajadora manifieste síntomas de COVID-19, con la finalidad de protegerlo, así como al resto de las personas trabajadoras y su familia, que incluya: lineamientos para manejo de personas trabajadoras sospechosas, contactos, confirmados y su reincorporación al trabajo.

Cabe señalar que las medidas de sana distancia y de acceso a dispensadores de alcohol o gel desinfectante deberán implementarse en todas las áreas de trabajo (salas de reuniones, cafeterías, recepciones, escritorios, etcétera).

Adicionalmente, se indica que ha de favorecerse la ventilación natural y de no ser posible, revisar el funcionamiento de los sistemas de extracción, en caso de contar con estos, además de dar mantenimiento y cambios de filtro para su correcta operación.

¿Cómo proteger las entradas y salidas?
El Acuerdo indica que en áreas de entrada y salida al centro de trabajo se deberá contar con entradas y salidas exclusivas del personal. Si solo se cuenta con un acceso, éste se dividirá por barreras físicas para distinguir entre el ingreso y la salida del personal. De ser posible, se deberán colocar jergas saturadas con hipoclorito de sodio al 0.5% para la limpieza de las suelas de los zapatos. Asimismo, los accesos deberán tener dispensadores de alcohol al 60% o gel desinfectante base alcohol al 60%.

Medidas administrativas u organizacionales
Adicional a las medidas ya mencionadas, el Acuerdo recomienda la implementación de medidas administrativas u organizacionales, cuyo enfoque es la permanencia y vigilancia de los mecanismos de salud mencionados previamente. Si bien no se especifica, es posible que estas medidas administrativas sean llevadas a cabo por el comité o la persona encargada del seguimiento de las medidas de la Nueva Normalidad.

Las medidas administrativas u organizacionales son las siguientes:

Favorecer teletrabajo y mantener sana distancia.

  • Facilitar teletrabajo a las personas de población vulnerable.
  • Realizar las reuniones de trabajo preferentemente por teléfono o videoconferencia. Si no es posible, mantener santa distancia, higiene respiratoria, limpieza y desinfección del lugar, mesas, sillas y objetos
  • Limitar la realización de eventos sociales.
  • Realizar supervisión o verificación del cumplimiento a los lineamientos de sana distancia que deben seguir las personas trabajadoras.
  • Tener lineamientos para que las personas trabajadoras cuiden la distancia social con sus compañeros de al menos 1.5 metros, así como en aquellos lugares donde no sea factible, se haga uso obligado de cubrebocas y protección ocular o facial.

Vigilancia del acceso a artículos de higiene.

  • Cuidar que los dispensadores de alcohol al 60% cuenten con las cantidades necesarias por turno de trabajo.
  • Supervisar que los dispensadores de toallas desechables de papel cuenten siempre con disponibilidad.
  • Supervisar que las soluciones de agua y jabón no se mezclen con algún otro producto químico.
  • Contar con el suficiente número de contenedores (botes de basura) en diversos puntos para arrojar cubrebocas usados o maltratados.

Comunicación de medidas de higiene.

  • Promover y comunicar una buena higiene respiratoria en el lugar de trabajo, tal como cubrir la boca y nariz con el codo flexionado o un pañuelo de papel al toser o estornudar.
  • Recomendar a la persona trabajadora que priorice las opciones de movilidad (traslado de casa al trabajo y viceversa) que faciliten mantener la distancia interpersonal, promoviendo el uso obligado de cubrebocas y protección ocular o facial durante el trayecto.
  • Informar a las personas trabajadoras que el uso de accesorios (joyería, corbatas) puede ser un reservatorio de virus y demás microorganismos.
  • Tener lineamientos sobre no compartir entre las personas trabajadoras: celular, utensilios de cocina, EPP, papelería, plumas, etc.

Medidas de Información y capacitación
Estas medidas tienen el propósito de mantener un canal de comunicación adecuado y de ser el caso, canalizar correctamente a las personas que presenten síntomas sospechosos sin que su ausencia afecte la operatividad del despacho. Las medidas establecidas por el Acuerdo son las siguientes:

  • Fomentar y brindar confianza para que el personal se retire ante la presencia de síntomas de la enfermedad, a través de la simplificación de trámites de incapacidad y la eliminación de descuentos por ausencia.
  • Informar sobre la estrategia de retorno a actividades y la Nueva Normalidad, así como de sus implicaciones en el centro de trabajo.
  • Capacitar al personal para que pueda asumir y realizar diferentes funciones ante posible ausentismo de compañeros de trabajo, incluyendo el uso de tecnologías para el teletrabajo y apoyándose en el kit de herramientas, guía y consejos prácticos para aprovechar al máximo el teletrabajo en el enlace: https://juntosporeltrabajo.stps.gob.mx/
  • Cuando la capacitación se realiza de manera presencial, asegurar la sana distancia entre las personas trabajadoras, el uso de cubrebocas durante todo el proceso de capacitación y se provee de gel antibacterial al ingreso.
  • Promover entre la población trabajadora los principios rectores de este documento, con especial énfasis en la “No Discriminación” para las personas que hayan tenido COVID-19 o hayan convivido con algún familiar que lo tenga o haya tenido.

Medidas de promoción a la salud
Las medidas de promoción a la salud forman parte de las acciones que deben tomar los despachos para prevenir el contagio de COVID-19. En ese sentido, el Acuerdo recomienda las siguientes medidas:

  • Contar con un programa de salud física y mental para las personas trabajadoras, referente a los cuidados de COVID-19 que incluya: un protocolo para manejo de las personas trabajadoras sospechosas, contactos, confirmados y su reincorporación laboral; así como de promoción, prevención, atención y seguimiento de los estados de salud en la población trabajadora que pueden generar complicaciones por COVID-19.

Del mismo modo se recomiendan la promoción de las siguientes prácticas:

  • Lavarse las manos frecuentemente con agua y jabón, o bien, usar soluciones a base de alcohol gel al 60%.
  • La práctica de la etiqueta respiratoria: cubrirse nariz y boca al toser o estornudar con un pañuelo desechable o el ángulo interno del brazo.
  • No escupir. Si es necesario hacerlo, utilizar un pañuelo desechable y tirarlo a la basura; después lavarse las manos.
  • No tocarse la cara con las manos sucias, sobre todo nariz, boca y ojos.
  • Limpiar y desinfectar superficies y objetos de uso común en oficinas, sitios cerrados, transporte, centros de reunión, entre otros.
  • Dar a conocer a las personas trabajadoras el teléfono de emergencia de la autoridad sanitaria (911).
  • No acudir al trabajo o reuniones sociales con síntomas compatibles con COVID-19 para no ser un riesgo de potencial contagio para otras personas
  • Contar con herramientas que permitan identificar personas trabajadoras con factores de riesgo para complicaciones por COVID-19. Los centros de trabajo podrán hacer uso de la herramienta en el enlace http://imss.gob.mx/covid-19/calculadora-complicaciones.

Si se identifica a un trabajador con signos de enfermedades respiratorias y/o temperatura corporal mayor a 37.5 °C, designar un área de estancia y aislamiento, dotarlas de un cubrebocas y remitirlas al domicilio particular o a los servicios médicos, y cuando sea procedente asistir a las personas trabajadoras para el trámite de su incapacidad digital.

  • Contar con lineamientos para la identificación de factores de riesgo psicosocial, como violencia laboral, carga mental, entorno organizacional, etc.
  • Dar las facilidades para que la persona trabajadora pueda acudir a atención médica fuera de la empresa.

Los casos de personas en población vulnerable
Las poblaciones en situación de vulnerabilidad son aquellas que debido a determinadas condiciones o características de salud son más propensas a desarrollar una complicación o morir por COVID-19.

En ese sentido, el comité o persona encargada de las medidas de salubridad, deberá identificar al siguiente personal:

  • El personal en situación de vulnerabilidad o mayor riesgo de contagio para cada una de las áreas o departamentos de las empresas y centros de trabajo.
  • El personal que tiene a su cargo el cuidado de menores de edad, personas adultas mayores, personas en situación de vulnerabilidad o mayor riesgo de contagio.

Tras identificado el personal mencionado se deberá priorizar el trabajo a distancia de estas personas con el fin de evitar la asistencia al centro de trabajo y reducir el riesgo de contagio del personal en condición de vulnerabilidad.

De no ser posible deberá cerciorarse de lo siguiente:

  • Que dicha población cuente con equipo de protección personal desechable y con soluciones a base de alcohol gel al 60% a disposición permanente.
  • Que se mantengan a una distancia efectiva de 1.5 metros dentro del establecimiento.
  • Que exista la posibilidad del ingreso en horarios diferentes al resto del personal, para evitar los horarios pico en el transporte público o en el transporte de personal.
  • Que tengan zonas exclusivas en área de alimentos, comedores y/o vestidores, para reducir el riesgo de exposición del personal en mayor riesgo. En caso de no ser posible establecer zonas exclusivas, se deberán establecer horarios diferenciados para reducir el riesgo de contagio del personal identificado como vulnerable.

Es preciso señalar que el Acuerdo recomienda que antes del regreso o dentro del primer mes de haber regresado al trabajo se les otorguen a las personas vulnerables las facilidades para acudir a consulta con su médico familiar o médico de empresa para evaluar su control y fortalecer las medidas higiénico-dietéticas, estilos de vida y farmacológicas. Las personas trabajadoras con diabetes, hipertensión y cardiopatías deberán acudir a su médico para revisión al menos cada tres meses.

Notas finales
Se recomienda revisar el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Técnicos Específicos para la Reapertura de las Actividades Económicas con tal de tener acceso a las “Listas de medidas para empresas micro y pequeñas” con tal que el grupo o la persona encargada pueda realizar una revisión sistemática de las acciones realizadas por el despacho. Esta revisión será de alta utilidad pues, en caso de que los despachos sean inspeccionados por la autoridad federal competente, exista posibilidad de demostrar que cumplen con las medidas de salubridad establecidas por la autoridad.

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