3 ajustes simples para aumentar tu productividad

Toma estos consejos para que hagas un plan de trabajo este inicio del año.

El cómo gestionas y completas el trabajo en tu empresa es el elemento decisivo para saber si tendrá un futuro exitosa, escalable y motivada por la libertad, el problema es que pocos saben cómo hacerlo bien.

Muchas empresas luchan por comprender cómo mejorar el flujo de trabajo para crear la empresa de sus sueños. Estos tres 'ajustes' simples del flujo de trabajo pueden reducir el dolor de andar persiguiendo clientes o de alinear a todo tu equipo hacia una sola meta.

1. Pregunta por el método de comunicación preferido de tu cliente
Si tienes dificultades para lograr que los clientes respondan, pregunta a tus clientes cuál es su forma de comunicación preferida. Por lo general, te darán tres opciones: correo electrónico, llamada o mensajería instantánea (Whatsapp, por ejemplo). Como dueño, puedes agregar tantos como desees, pero cuantos menos mejor.

Cuando ofrezcas esta opción al cliente, también debes reforzar la noción de que, en función de su selección de preferencias, espera que respondas de manera oportuna (es decir, idealmente el mismo día hábil). Recuérdales que esto asegura que no serán penalizados por no cumplir con una fecha límite, y que tendrán información precisa sobre su proyecto cuanto antes.

¿Cómo implementar el cambio?: Elije tres formas de comunicación (llamada, correo electrónico, mensajería instantánea) y conéctate con tus clientes según su método preferido. Actualiza tu sistema de gestión de clientes con las preferencias del cliente para que todo tu equipo sepa cómo comunicarse con ellos.

2. Agrega un paso de control de calidad en la colección de información
Si tú o tu equipo están luchando constantemente para completar el trabajo de manera consistente a tiempo, uno de los principales problemas podría ser el empezar a trabajar demasiado pronto.

Con mucha frecuencia, iniciamos compromisos solo para descubrir que nos falta información crítica para completarlos. Por lo tanto, nos vemos obligados a dejar de trabajar, contactar al cliente y luego esperar a que se envíe o actualice la información.

Este período de espera puede sumar una gran cantidad de ganancias pérdidas y desperdiciadas. Además, tu personal cambia constantemente de contexto entre tareas y cuando el cliente les da la información completa, tiene que pasar un tiempo para que su mentalidad regrese al caso particular del cliente.

Incluso si todo su trabajo está documentado dentro de un sistema, esto todavía lleva mucho tiempo. El tiempo perdido aumenta exponencialmente si tu personal no documenta constantemente su trabajo o si está en múltiples sistemas.

¿Cómo implementar el cambio?: Informe al cliente que no podrá completar el trabajo hasta que toda la información se envíe con éxito. Puede utilizar los formularios en línea o las herramientas de encuestas, agendas, carpetas físicas y correo seguro ... cualquier cosa que ayude al cliente a enviar información de manera más fácil y rápida.

3. Establece objetivos semanales con tu equipo
El elemento final para aumentar la productividad es estar en la misma página con tu personal. Realiza reuniones de sincronización el lunes por la tarde donde revises el trabajo esperado que un miembro del personal debe completar dentro de la semana.

Esto hace que todas las partes se alineen con el trabajo de la semana del cliente. También es un momento ideal para que entre el personal surjan inquietudes respecto a sus actividades o compartan situaciones imprevistas que podrían obstaculizar su productividad.

Cómo implementar
Es probable que hayas intentado implementar cambios en el flujo de trabajo y no cumplieron con las expectativas. Si eso te suena familiar, aquí hay algunas reglas básicas simples para implementar estos cambios:

1. Elige un cambio para adoptar en los próximos 90 días.

2. Reúne al equipo e infórmeles sobre el cambio. Solicita por adelantado cualquier inquietud que puedan tener con este cambio. Esto se recomienda para que los escuches y reconozcas, aumentando así la aceptación del equipo.

3. Después de revisar las inquietudes, anuncia el ajuste del flujo de trabajo junto con una pregunta frecuente que aborde las principales inquietudes planteadas durante la reunión.

4. Elije un pequeño porcentaje (menos del 10%) de clientes para implementar esto durante al menos un mes.

5. Establece una invitación de calendario para revisar el progreso del cambio con el equipo en el día 45 y el día 90.

6. Revisa los aspectos positivos y aborda cualquier inquietud a medida que surjan.

7. ¡Recapitula el impacto del cambio y comienza a planificar tu próximo!

Cosas para tener en cuenta
1. El cambio no será 100 por ciento 'perfecto' en el día 1. Es posible que debas trabajar en función de la estructura de su empresa, el tipo de clientes o el tamaño del equipo (por lo tanto, los puntos de evaluación son críticos).

2. No todos amarán el cambio, pero es importante que comprendan por qué estás haciendo este cambio, cómo ayuda al cliente y cómo ayuda al crecimiento de la empresa. Si aún rechazan el cambio, este podría ser un buen momento para abordar la preocupación individualmente y comprender los factores subyacentes de su resistencia al cambio. Es posible que sea un problema cultural que necesites eliminar gradualmente de los miembros del equipo.

3. No termines prematuramente el cambio ni dudes en introducirlo en primer lugar. Nada es fácil y todos los cambios toman tiempo para comprender el impacto. Cumple con el plan de 90 días para asegurarte de haber probado el cambio con éxito.

Autor: David Cristello. Traducido al español por Fiscalia.com 

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