¿Por qué la automatización no reemplaza la comunicación?

La comunicación directa tanto con el personal como con los clientes, son clave en le desarrollo de la firma.

La comunicación es fundamental para cualquier firma de contabilidad, sin importar el tamaño. Sin una comunicación clara, tanto interna como externa, el caos está destinado a ocurrir. Por eso es esencial recordar que si bien puedes usar la automatización para facilitar la comunicación, la automatización nunca reemplazará a la comunicación.

Comunicación interna
Muchas empresas han implementado herramientas de flujo de trabajo automatizado que permiten que quienes revisan la información puedan ingresar notas de revisión para quienes la preparan y hacer un seguimiento de esas notas de revisión a medida que se abordan o resuelven.

Si bien esta función puede ayudar a facilitar la comunicación entre quien prepara la información y quien la revisa, desafortunadamente, algunos revisores usan estas notas como un medio para no tener que hablar con los miembros del personal. Cuando se utilizan como un medio para 'entrenar' al personal nuevo, una extensa lista de notas de revisión es más bien una fuente de frustración para los preparadores que una oportunidad de aprendizaje.

Las notas de revisión ya sean manuscritas o digitales, no reemplazan la capacitación y el entrenamiento. Quienes revisan aún necesitan complementar las notas de revisión con una discusión verbal.

El hecho de que el preparador y el revisor no estén en la misma oficina no es una excusa. La tecnología permite a los equipos trabajar de forma remota, pero eso no elimina la necesidad de una comunicación 'cara a cara'. La videoconferencia es una excelente alternativa a las reuniones de revisión en persona.

A través de estas conversaciones es que los nuevos miembros del personal crecen y se desarrollan. Es como se construyen las relaciones.

Las notas de revisión automatizadas pueden ayudar a su empresa a transformarse y así agilizar los procedimientos e incluso abandonar el uso de papel, pero no son una excusa para no hablar con las personas que estás supervisando.

Comunicación externa
En los últimos años, varias herramientas han digitalizado y automatizado el proceso de recopilación de documentos de clientes, obtención de firmas, entrega de declaraciones de impuestos y más. Si bien la recopilación y el procesamiento de datos pueden ser automatizados, la aplicación de la experiencia, el uso del juicio y la construcción de relaciones con los clientes no lo es.

Es tan importante como nunca que cuentes con sólidas habilidades de comunicación escrita para traducir tus conocimientos en documentos convincentes, y sólidas habilidades de comunicación oral que te permitan transmitir información financiera pertinente a los equipos ejecutivos y partes interesadas. Vivimos en un momento de acceso a la información sin precedentes, pero toda esta información es solo ruido si no la comunicas de manera efectiva.

La automatización puede liberar una gran cantidad de tiempo invertido en el cumplimiento de obligaciones de tus clientes, pero la tecnología no se trata solo de ayudarte a hacer el mismo trabajo más rápido. Debería darte el tiempo y la oportunidad de conectarte con los clientes de una manera que les brindes más valor.

Ese valor no proviene de los recordatorios automáticos que solicitan a tus clientes que te manden sus comprobantes por correo electrónico o que firmen una carta compromiso. Se trata de tener una comprensión más profunda de lo que es mantener a tus clientes informados y proporcionarles un sofisticado asesoramiento y análisis que los ayude a resolver sus problemas.

La tecnología puede mejorar la mecánica de la comunicación, pero no puede reemplazar el elemento humano. Para algunos, esta realidad puede requerir cultivar una gama más amplia de habilidades.

No lo veas como un “tienes que” hablar con tu cliente, sino como una oportunidad para hacer conexiones y construir relaciones. ¿Tus habilidades de comunicación necesitan una afinación? Aquí hay 8 áreas clave para trabajar:

1. Storytelling. Ya sea que estés hablando con un compañero de trabajo o con un cliente, es ideal que presentes la información de una manera interesante. Nada ayuda a una persona a crear una imagen en su mente mejor que escuchar sobre un escenario de la vida real. Cuenta una historia a través de tu análisis de la información financiera.

2. Contacto visual. Haz contacto visual con la persona con la que estás hablando. El contacto visual indica que estás enfocado y prestando atención.

3. Credibilidad. Cuando alguien hace una pregunta, está bien decir que no sabes la respuesta. Nunca inventes algo para evitar parecer desprevenido y siempre admite que estás equivocado. La credibilidad es de suma importancia en la profesión contable.

4. Escucha activa. Asegúrate de escuchar el punto de vista de la otra persona durante una discusión. Presta toda tu atención en lugar de pensar en lo que dirás a continuación.

5. Comunicar soluciones. Los clientes buscan respuestas en sus contadores para ayudarles a alcanzar sus metas. Asegúrate de saber cuáles son y comunica tus soluciones de manera que las entiendan.

6. Baje la velocidad. Es fácil hablar sin asegurarse de que la otra persona entienda. Toma un respiro y disminuye la velocidad. Puede parecer contrario a la intuición, pero ahorrarás tiempo en las preguntas de seguimiento o los errores a largo plazo.

7. Confianza. Ten confianza cuando hables con clientes y miembros del personal. La confianza no significa arrogancia. La confianza surge de hacer tu tarea y estar preparado.

8. Dar tu opinión. Se capaz de dar y recibir comentarios pues es una habilidad de comunicación importante.

Reflexiones finales
Dado que gran parte de los registros y cálculos numéricos se realizan mediante bots (robots), Inteligencia Artificial y aprendizaje automático, el mercado ya está exigiendo que los contadores sepan cómo aprovechar el conocimiento para proporcionar información y conectarse con las personas.

Si deseas seguir siendo relevante mientras la automatización irrumpe en la profesión, necesita desarrollar y refinar un conjunto de habilidades que no se pueden automatizar. Las máquinas son excelentes para realizar tareas rutinarias, pero satisfacer las necesidades de un individuo es una habilidad exclusivamente humana.

Autor: Ariana Campbell. Traducido al español por Fiscalia.com

Acceso libre expirado

¡Lo sentimos! El período de acceso libre a la lectura de esta publicación ha terminado. Te invitamos a que te suscribas a Fiscalia y no te quedes sin acceso a esta útil información.