Ha iniciado la temporada de huracanes: Protege del desastre a tu firma

Manten seguros tus archivos y recupérate rápido de algún desastre.

La temporada de huracanes para el año 2018 ha iniciado y termina hasta el 30 de noviembre. Este año ha destacado por la peligrosidad del Huracán Florence que azotó el estado de Carolina del Norte, en Estados Unidos, y que ha causado estragos en diversas localidades.

Actualmente diversos meteoros se han generado en territorio nacional habiendo causado ya fuertes lluvias en distintos puntos, y se espera que las condiciones de riesgo continúen.

Esto hace necesario preparar un plan para asegurar la integridad de los documentos y registros de tu práctica profesional, de tus clientes, y de tus efectos personales.

Planear con anticipación a un desastre puede ayudar a recuperarse con éxito de la destrucción que uno de estos fenómenos meteorológicos puede dejar a su paso. Los siguientes consejos pueden ayudarte a hacer ese plan:

Usa los registros electrónicos. Probablemente tengas acceso a los estados de cuentas bancarias y otros estados financieros en línea. Si es así, estos documentos están seguros, pero recuerda que es probable que no todos los años, o incluso meses, estén disponibles en línea. En ocasiones los bancos solamente disponen de documentación histórica de hasta un período corto hacia atrás. En este caso, es importante asegurarse de ubicar los documentos físicos y seguir alguno de los consejos que se mencionan más adelante.

Escanea documentos impresos. Para aquellos documentos que no tengas en formato electrónico, se recomienda escanear y guardar en algún lugar seguro. Es importante poner especial atención a documentos como:

  • Registros tributarios, declaraciones, avisos y comprobantes de pago
  • Pólizas de seguro
  • Actas de nacimiento
  • Actas constitutivas
  • Identificaciones oficiales
  • Escrituras
  • Testamentos
  • Facturas/pedimentos de activos
  • Pasaportes
  • Visas
  • Títulos y registros académicos y profesionales
  • Documentos oficiales
  • Permisos y licencias

Ubicaciones seguras. Una vez teniendo documentos más importantes en formato electrónico, pueden guardarse en:

  • Un disco duro externo, unidad flash USB o grabarlos en un CD o DVD.
  • Guardarlos en “la nube” (servicio de almacenamiento de documentos en línea) Aquí estarán mejor protegidos que en algún dispositivo que tengas y que se pueda dañar con el agua.

Es recomendable hacer copias de estos archivos y guardarlas en un lugar seguro. Por ejemplo, guardándolos en un recipiente resistente al agua lejos de los originales o en bolsas resellables.

Si puedes guardar los documentos electrónicos tanto en la nube como en otro dispositivo, tendrás mayor seguridad de no perder la información.

Archivos en papel. Si hay documentos impresos que no puedas digitalizar, guárdalos en algún lugar resistente al agua, dentro de alguna estructura fuerte y bien resguardada.

Existen archiveros resistentes al agua y fuego que aunque no son baratos, pueden llegar a ahorrar mucho dinero y tiempo valioso en caso de desastre. Son de esos artículos que puede llegar un día en que uno desaría haber pagado eso y hasta más por tenerlo en ese momento. Que esto no te suceda.

Si bien no te es posible conseguir este tipo de archiveros, por lo menos trata de que los documentos se guarden en cajas de plástico o de un material que nos se cartón, pues este último es permeable y el agua lo penetra con facilidad.

Fotografías de activos. Es conveniente conservar fotografías de los bienes tanto muebles como inmuebles que se tengan, y guardarlas en lugar seguro (de preferencia en forma electrónica en la nube). En caso de tener que reclamar algún seguro por daños o pérdidas, éstas resultarán de gran utilidad.

Reserva de energía y combustible. Mantén cargados tus dispositivos móviles y computadoras portátiles para que, en caso de fallas en el suministro eléctrico, puedas hacer uso de ellos. Si el corte de energía se prevé que dure un largo tiempo, administra bien el uso de tus baterías. También es importante que mantengas lleno el tanque de gasolina de tu vehículo o vehículos, ya que puede haber desabastecimiento de combustible después de un desastre natural. Eficienta el uso de tus reservas energéticas.

No olvides tener una lámpara de mano y un radio portátil de pilas. En situaciones de desastre es necesario estar al tanto de las noticias e indicaciones.

Base alterna de trabajo. Es conveniente también tener un plan de trabajo alterno en caso de que el centro de trabajo resulte dañado. Define un lugar desde el cual se pueda operar en caso de emergencia, desde donde se puedan atender las urgencias o emergencias del negocio, así como para ejecutar las labores de recuperación, restauración y reconstrucción de lo que pueda llegar a dañarse.

Plan de evacuación y/o resguardo. La vida es más lo importante. Mantener un plan de evacuación y resguardo, y practicarlo a manera de simulacro con tu equipo de trabajo (y con tu familia) les dará mucha seguridad a la hora de verse en la necesidad de ponerlo en práctica.

Pon en práctica estos consejos. Siempre será preferible nunca llegar a usarlos, pero las tragedias no avisan, y más vale prevenir que lamentar.

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