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06/Nov/07 19:11
Costo - Beneficio de digitalizar el archivo
Buen día
Nuevamente solicito de su apoyo en el siguiente topico, la empresa donde laboro esta valorando la opción de digitalizar el archivo, sin embargo al momento de tener platicas con distintos proveedores, estos mismos nos indican que el digitalizar el archivo no nos quita la obligación de conservar el archivo (fisicamente) en el plazo que marcan las disposiciones fiscales y mercantiles, por si se llegará a presentar una revisión fiscal. Que por ejemplo, en una auditoria, necesariamente es obligatorio tener los comprobantes fisicamente. De aqui surge nuestra pregunta, cual es el beneficio de digitalizar el archivo?
alquien tendrá otra opinión?
Espero sus valiosos comentarios.
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FranciscoFong
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07/Nov/07 10:20
VE ESTO Y COMENTA,
http://www.alambre.info/?p=319&akst_action=share-this
SALUDOS
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lobozac
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07/Nov/07 10:38
Re: Costo - Beneficio de digitalizar el archivo
Me parece que se quizo indicar que se microfilmarian los documentos originales de la contabilidad (pasada)
Lo que Lobozac propone es otra opcion para emitir facturas digitales a futuro. Es una opcion muy buena hacia adelante y tanto la factura digital y la tradicional se podrian dar a la par o tan solo la digital y valdria como un documento en papel, de manera indistinta.
Para efectos de inspeccion fisica, no puede ser sustituida por una microfilmacion, serian fotos digitales de documentos, pero podria quedar la duda de indagar algun dato o simplemente habria existido el documento en realidad. No seria el mismo caso para la facturacion digital
Saludos cordiales,
enrique9727
¿De qué te preocupas?... Si tiene solución ¿para qué hacerlo? Ocúpate.
Sino se tiene solución, menos. Ya ¿para qué te preocupas?
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enrique9727
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08/Nov/07 6:06
Re: Costo - Beneficio de digitalizar el archivo
Estamos en épocas de cambios muy acelerados y algunas personas no comprenden o les cuesta mucho trabajo adaptarse a los cambios.
Desde los auditores externos, así como los auditores de las autoridades, aún siguen el procedimiento de SUMAR FISICAMENTE LOS DOCUMENTOS, ya sean de compras o ventas.
No han comprendido los reportes que envian los sitemas informaticos y en algunos casos la facturación digitalizada, que ya esta autorizada, sin embargo los auditores estan en la necia de SUMAR LOS DOCUMENTOS FISICOS, les ha costado trabajo aceptar el cambio.
Por ejemplo, hay una empresa que tiene muy estrucutrado su sistema de compras y de inventarios y entrega para contabilidad un documento de poliza global del día, que por un interfase se contabiliza todas las compras y abonos a proveedores de manera global, pero existe el respaldo documental que se anexa a la póliza de los movimientos del día. Los auditores externos EXIGEN VER LOS ORIGINALES DE LAS FACTURAS (Estas entan en las pólizas cheque) para sumarlos.
La única constante es hoy el día es el cambio y debemos mostrar nuestra capacidad de adaptarnos al cambio.
Petrus
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Petrus
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08/Nov/07 12:19
Re: Costo - Beneficio de digitalizar el archivo
Exactamente, lo que se quiere realizar es microfilmar el archivo para que podamos utilizar el espacio en el almacen. Y el actual archivo (expedientes de facturas, comprobantes, etc) sea destruido y sustituido por microfilmado.
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FranciscoFong
Sargento Segundo
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08/Nov/07 12:28
Re: Costo - Beneficio de digitalizar el archivo
¿pero como se le hace para la INSPECCION FISICA, si el microfilmado se lleva a cabo y se destruyen los originales? La ley obliga a guardar informacion que sea documentacion comprobatoria. [color=blue:591d2f1118]¿crees sin duda alguna, que las microfilmaciones lo serian?[/color:591d2f1118]
Si hablamos de facturacion digital es distinto.
Saludos cordiales,
enrique9727
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enrique9727
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08/Nov/07 12:30
Re: Costo - Beneficio de digitalizar el archivo
En la empresa donde trabajo en su tiempo se analizó algo similar digitalizar los archivos, pero nos encontramos con muchas limitantes, y las principales fueron las fiscales, ya que nos obligaba guardar cierta documentación original por un periodo de años.
Pero se continuó con el proyecto y se digitalizó lo que se pudo, por ejemplo las nominas se guardan en CD's solo los recibos de pago entán en original, se digitalizaron contratos, poderes, acta constitutiva, etc. mucha información se conserva en original pero tambien la tenemos digitalizada para consulta.
Una vez digitalizada se procedió a crear una pagina de intranet, y ahora es muy facil y rapido consultar un documento pues solo basta con un click, claro que cuando se necesite forzosamente el original habrá que ir fisicamente al archivo. pero a nosotros si nos ayudó mucho.
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MEXTAX
Capitán Segundo
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08/Nov/07 12:32
lo de la forma de auditar, ya es problema de no actualizarse por parte de los auditores para mejorar su TECNICAS DE AUDITORIA.
Su capacitacion no ha sido la adecuada para poder EFICAZ.... aunque POSIBLEMEN, si sean EFICIENTES en sus procedimientos.
EFICAZ seria una EFICIENCIA SUPERADA.
Saludos cordiales,
enrique9727
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enrique9727
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08/Nov/07 13:58
Re: Costo - Beneficio de digitalizar el archivo
ESTAMOS EN EL PROCESO DE SISTEMATIZAR TODO LO QUE TENGA QUE VER CON OPERACIONES...
LOS PAGOS AHORA SON POR INTERNET (ALGUNOS TODAVIAS POR VENTANILLA BANCARIA)
EL SUA IGUAL LO PODEMOS PAGAR POR INTERNET
YA HAY COMPROBANTES DIGITALES
CON LA DIOT, HARAN MAS RAPIDO LOS CRUCES PARA COMPARAR LA INFORMACION PRESENTADA EN LAS OPERACIONES COMERCIALES (CLIENTE-PROVEEDOR)
VAMOS POR BUEN CAMINO....PERO TODO CAMBIO NO SE HACE DE LA NOCHE A LA MAÑANA...NI ES TAN FACIL DE ASIMILAR....SOBRE TODO SI NO ESTAMOS EN ESA DISPOSICION....
AQUI EN LA AGENCIA ADUANAL, SE PRETENDE DIGITALIZAR TODA LA DOCUMENTACION DE LOS EMBARQUES Y DESPACHOS DE LOS CLIENTES....Y ES UN BUEN DE INFORMACION....
[color=blue:89fafd5b7e]HABRIA QUE EVALUAR EL TIEMPO, PERSONAL Y SUELDO DE LA (S) PERSONA(S) QUE SE ENCARGARA DE DIGITALIZAR TODA LA INFORMACION, AMEN DE CONTAR CON UN BUEN EQUIPO DE COMPUTO PARA PODER ALMACENAR TODA ESA INFORMACION.[/color:89fafd5b7e]
**ES MI MAS HUMILDE OPINION**
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L.C. RUIZ
**Si ganas el éxito, disfrútalo. Si te toca la derrota, afróntala**
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lcruizuscanga
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