Saludos y Salud a todos

Tengo una duda que no he podido despejar completamente, espero alguien me pueda ayudar, les agradezco de antemano:

Ustedes saben que, por circunstancias inherentes a la actividad, en algunas ocasiones el trabajador realiza pagos (con su dinero) por cuenta del patrón a proveedores de bienes o servicios con el fin de agilizar las operaciones. En nuestro caso, el trabajador recaba los CFDI’s o notas simples (pues algunos gastos, aunque sean indispensables no emiten factura, por ejemplo, una reparación del vehículo en un lugar lejano) estos comprobantes están a nombre del patrón, nos los entrega junto con una relación detallada y posteriormente se le reintegra la cantidad erogada mediante transferencia a su cuenta de nómina. Tengo entendido que estos gastos al no ser considerados viáticos dado que no son hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles o pago de kilometraje, no se debe de aplicárseles el procedimiento de incluirlos en un CFDI de nómina. Por otra parte, también tengo entendido que tampoco deben ajustarse al mecanismo de gastos por cuenta de terceros dado que el trabajador tiene una relación de subordinación con el patrón, y por ello, no cabría dentro del concepto de “tercero”. Mi duda es en relación a esto último; ¿debe considerarse como tercero y aplicarle el procedimiento correspondiente? Y en caso que esta respuesta fuera negativa ¿Qué aspectos se deben considerar para asegurar la correcta deducibilidad de estos gastos que hacen los trabajadores y después se les rembolsan? Sin duda, cuidar los estipulados en el 27 de la LISR, pero hablo en relación a su debida documentación, el método de reembolso o tal vez la posibilidad de incluirlos en el CFDI de nómina como “otros conceptos”. De estas ultimas cuestiones es en donde no lo tengo muy claro. Por ello me gustaría saber ¿Cuál es su opinión al respecto?

¡¡Les agradezco!!

Hola buenas tardes alexdcaza:

Tengo entendido que estos gastos al no ser considerados viáticos dado que no son hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles o pago de kilometraje, no se debe de aplicárseles el procedimiento de incluirlos en un CFDI de nómina.

Todo el recurso se timbra el asignado y el comprobado como cfdi de nomina. Pero estos timbres por nomina, no le sirven para deducir comprobaciones, solo para establecer un control de que alguien ha asignado y aprobado un recurso, luego se ha justificado y comprobado. Además de establecer una relación entre quien deduce y termina aplicando los recursos.

Si no hay justificaciones y se quedaron con el dinero, pues se le acumula como gratificación, para los trabajadores con otro timbrado de nominas y sus retenciones de ISR correspondientes. En el caso de los servidores independientes solicitarles el comprobante por ese remanente o su restitución.

Si no obtiene el CFDI a nombre de la empresa, ya verán si pasan a no deducibles o como recopilan las comprobaciones para deducir.

El otro detalle de estos timbrados de nomina, es como se logra establecer la relación de la persona que eroga los gastos y el contribuyente que los deduce. Sin esta comprobación del timbrado de nominas, en revisiones el SAT los mandara a no deducible todos los gastos inclusive si realizan el reembolso a la cuenta de los terceros y obtengan CDFI como ya ha sucedido, en juicio y que los pierden los contribuyente.

Por esta razón es tan relevante timbrar por nomina los gastos de viaje.

Por otra parte, también tengo entendido que tampoco deben ajustarse al mecanismo de gastos por cuenta de terceros dado que el trabajador tiene una relación de subordinación con el patrón, y por ello, no cabría dentro del concepto de “tercero”.

Nomas le reembolsan lo gastado por el trabajador a una de sus cuentas. Es lo que exige la ley y el reglamento de la LISR

No solo se timbran en nomina gastos de viaje por trabajadores. También de prestadores de servicios independientes. Se darían de alta, sin pagarles nomina, pero si timbrando sus recibos en nómina por gastos de viaje.

La Guía del timbrado de recibos de nominas emitido por SAT, señala los anteriores tratamientos

Mi duda es en relación a esto último; ¿debe considerarse como tercero y aplicarle el procedimiento correspondiente?

Se reembolsa lo que desembolsaron en favor de la empresa.

¿Qué aspectos se deben considerar para asegurar la correcta deducibilidad de estos gastos que hacen los trabajadores y después se les rembolsan?

Pues todos los requisitos de los topes que corresponden según el tipo de gasto, si es nacional o extranjero

Sabemos que en ocasiones existen lugares que en México no es posible conseguir un CFDI, como por ejemplo llegaran a reparar una llanta o hasta comprarla. Ni modo que le exijan un CFDI que no le seria posible obtener, este tipo de gastos por practicidad pues debieran pasar a no deducibles, eso si que los justifiquen para que sean reembolsables y no se les acumule como gratificación

Sin duda, cuidar los estipulados en el 27 de la LISR, pero hablo en relación a su debida documentación, el método de reembolso o tal vez la posibilidad de incluirlos en el CFDI de nómina como “otros conceptos”.

La comprobación y los requisitos no son soslayables tienen que acatarse, incluso si se timbran los gastos a través de recibos de nomina. Pues en las leyes jamás se señalan que corresponderían dejarlos de aplicar.

Le invito a leer otro tópico semejante al suyo, donde expusimos fundamentaciones y explicaciones mas a detalle por este tema. Incluso señalamos bajo que códigos de timbrado requerirá aplicarse en la nomina y la mecánica sugerida.

https://www.fiscalia.com/modules.php?name=Foros&sop=verTopico&idTema=58863&idCat=10

Saludos

Coincido en que el empleado podría considerarse un tercero, y se cumpla además con lo dispuesto en la regla 2.7.1.13. de la RMF 2021.

Saludos!