Consejos para ahorrar tiempo durante una ocupada temporada de impuestos

Aprende a concentrarte y a organizar tu tiempo.

Fiscalia - C.I.F.

De nuevo es ese momento del año, las últimas semanas de una temporada pesada. ¿Cuál es el secreto para terminar y aún tener energía? Ahorrar cada minuto que puedas.

Aquí hay cuatro consejos que le ayudarán a maximizar tu tiempo durante finales de abril:

  1. Proponte colaborar. Lo más que te adaptes a las cambiantes tecnologías, lo más eficiente que serás. Puedes usar la Nube, alguna página que te permita intercambiar archivos, correo electrónico y juntas en línea, para ahorrar tiempo. Desarrollar un ambiente contable colaborativo y en línea te permitirá trabajar durante los tiempos que planeaste, siempre.
  2. Recibe ayuda. Contrata a alguien que apoye con detalles administrativos, tales como llamar a los clientes para recordarles de su cita, escanear y organizar todos los documentos para cada cliente. El coordinador podrá entrar en contacto con tus clientes para hacerles notar algún documento faltante en su expediente ¿Dónde encontrar alguien así? Llama a una agencia de empleo temporal o contrata a tus hijos. Toda esta actividad ahorrada te permitirá realizar hacer tareas más importantes, tales como hacer la declaración.
  3. Reduce el uso de papel. Revisa tus actuales procesos con el objetivo de eliminar papel. No envíes folders con hojas a tus clientes, en vez, coloca el archivo digital en portales virtuales en donde tengan acceso. No recomiendes a tus clientes que dejen de usar sus documentos en papel; en vez, consigue que escaneen sus documentos y que te los envíen electrónicamente. No envíes copias de papel de la declaración anual; súbelas al portal virtual de tu cliente. El tiempo que ahorras con procesos sin papel incrementará inmensamente la eficiencia de tu despacho.
  4. Cuídate. Tal como recomiendan las azafatas: Ajusta primero tu mascarilla de oxígeno antes de ayudar a otros. No puedes ayudar a tus clientes a menos que no te cuides a ti mismo. Duerme lo suficiente, come bien, ejercítate. Da una breve caminata por la cuadra. Levántate cada hora a estirarte.

Mantente concentrado. Apague tu celular y alertas de mensajes instantáneos. Deja de ver Facebook.

Lee tu email a una hora en específico, de preferencia durante la tarde. Harás más sin sentirte fastidiado.

Las últimas semanas de la temporada de impuestos no tienen que ser brutales cuando planeas, organizas y cuidas de ti mismo. Mientras que no hay cosa que pueda asegurar tu éxito, toma el tiempo para mirar cómo puedes incrementar la eficiencia de tu despacho por las siguientes semanas y así crear ahorros significativos de tiempo.

Autor: Jim Buffington. Traducido al español por Fiscalia.

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