Contabilidad en la Nube: ¿Cumple requisitos fiscales?

Cómo aprovechar las ventajas tecnológicas de la Nube cumpliendo con requisitos.

Con la generalización de la facturación electrónica en su forma de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), las necesidades de almacenamiento de documentación e información digital han propiciado la generación de nuevos métodos de conservación, así como de servicios de almacenamiento de datos, principalmente en “la Nube”.

La Nube
Las plataformas de Nube “viven” en la red, lo que significa que son la nueva generación de software que está basado totalmente en línea, en Internet. No ocupan ningún espacio en la computadora de usuario, y pueden ser accedidas desde cualquier terminal conectada a Internet. En otros términos, la información y datos almacenados en la Nube, no están físicamente en el equipo del usuario, sino en algún servidor en Internet, en un lugar indefinido y casi siempre desconocido para el usuario.

Dado el incremento del uso de esta tecnología, se torna necesario analizar si estos mecanismos cumplen con lo dispuesto por las disposiciones fiscales en materia de conservación de la contabilidad.

Evolución histórica
Para una mejor comprensión es importante iniciar analizando lo que las disposiciones del Código Fiscal de la Federación (CFF) establecían antes de 2014. Al efecto, el Artículo 28 vigente hasta el 31 de diciembre de 2013, indica que los contribuyentes “llevarán la contabilidad en su domicilio fiscal. Los contribuyentes podrán procesar a través de medios electrónicos, datos e información de su contabilidad en lugar distinto a su domicilio fiscal, sin que por ello se considere que se lleva la contabilidad fuera del domicilio mencionado”.

De lo anterior resulta claro que la documentación electrónica, como los CFDI, podría llevarse en un lugar distinto, físico o virtual, sin que se considerara incumplido el requisito de tenerla en el domicilio.

De forma específica el Artículo 30 vigente hasta la fecha referida establece que los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas que emita el Servicio de Administración Tributaria.

Nuevas disposiciones
A partir del 1 de enero de 2014, el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), en su fracción III, establece que la documentación comprobatoria de los registros o asientos contables deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente, y se elimina la excepción para la documentación digital descrita anteriormente.

Por su parte, el Artículo 30 señala que “las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código”. Aunque este artículo no indica que debe estar disponible el domicilio del contribuyente, al hacer referencia a los términos de la fracción III del Artículo 28, implícitamente está estableciendo como requisito el que esté disponible en dicho lugar.

El mismo Artículo 30, en su cuarto párrafo continúa indicando que “los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria”.

Hasta aquí puede pensarse que al haberse eliminado la referencia específica a la facilidad de llevar la documentación digital en domicilio distinto, se está limitando el uso de las tecnologías de almacenamiento en la Nube; sin embargo, esto no es así por las razones que a continuación se exponen.

Diferencia
Hasta 2013, la disposición estableció que la documentación se llevaría “en el domicilio fiscal”, por eso se daba una facilidad específica para la documentación digital. A partir de 2014, la obligación no indica que la documentación se lleve en el domicilio fiscal, sino que dicha documentación “esté disponible en el domicilio fiscal del contribuyente”. Existe una diferencia entre llevar la contabilidad en lugar y que la misma esté disponible en dicho lugar.

Al utilizar la Nube como almacén de documentos digitales que integran la contabilidad, se tiene la ventaja de que los mismos pueden ser accesibles desde cualquier punto con acceso a Internet, por lo que en la medida que el domicilio fiscal del contribuyente cuente con acceso a Internet, dicha documentación estará disponible en el lugar, cumpliendo con el nuevo requisito establecido por el CFF.

Almacén
Al margen de lo anterior, cabe destacar que la Regla Miscelánea 2017 2.7.1.1. establece que los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML. Al hacer referencia a “cualquier otra tecnología”, quedan incluidas plataformas como la Nube.

Conclusión
Por lo anterior, al utilizar servicios basados en la Nube para almacenar CFDI u otros documentos digitales que integren la contabilidad del contribuyente, se cumple con el requisito de que los mismos estén disponibles en el domicilio del contribuyente, en la medida en que dicho domicilio cuente con acceso a Internet para poder gestionar dichos documentos.

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